拾い出しから見積書作成まで、何にどれだけ時間がかかっているか

気づけば夜10時。壁の時計を見て、朝から見積もり作業しかしていないことに気づく。そんな1日を過ごしたことはないでしょうか。拾い出しから見積書の完成まで、一体何にそんなに時間を使っているのか、改めて分解してみます。

工程ごとに時間を計測してみる

見積もり作成は、大きく分けると「図面確認」「拾い出し」「単価の当てはめ」「見積書へのまとめ」という工程で構成されています。多くの人は「拾い出しが一番時間がかかる」という印象を持っていますが、実際に工程ごとに時間を計測してみると、意外な結果になることがあります。

拾い出し自体は集中すれば一定のペースで進みますが、その前後にある「図面の読み解き」と「見積書へのまとめ」に予想以上の時間がかかっているケースが多いのです。図面の情報が整理されていない、あるいは複数の下請け見積書を突き合わせる必要がある場合、この前後の工程が膨れ上がります。

時間がかかる原因は、作業そのものの速さだけではありません。ボトルネックになりやすいのは「待ち」と「やり直し」です。

下請け業者からの見積書が揃うまで待つ時間、図面の不明点を確認するために電話や現場に問い合わせる時間。これらは自分の作業速度とは関係なく発生します。さらに、単価の当てはめを終えたあとに数量の誤りが見つかり、最初からやり直すことになれば、それまでの時間がすべて無駄になります。

つまり、作業を早くするだけでは限界があり、やり直しが起きにくい仕組みを作ることの方が、実は時間短縮への近道だったりします。

一度、自分の作業時間を工程ごとに記録してみることをおすすめします。「今日は拾い出しに2時間、転記に3時間、見直しに1時間」というように書き出すだけで、どこに手を打つべきかが見えてきます。

多くの場合、時間の大半を占めているのは「拾い出し」そのものより「転記」と「見直し」です。数量を拾うこと自体は経験があればそれなりの速度でできますが、その数量を見積書に反映し、ミスがないか確認する工程に想像以上の時間が使われています。

工程を可視化してボトルネックが分かれば、そこから優先して手を打てます。転記と見直しに時間がかかっているなら、そこを自動化するだけで全体の時間は大きく変わります。

図面や見積書をスキャンして、数量の拾い出しから自社見積書への反映までを一気に済ませられれば、「待ち」と「やり直し」の発生自体を減らせます。夜10時まで見積もり作業をする日を、少しずつ減らしていく。そのための最初の一歩は、自分の時間の使い方を知ることから始まります。