AIに仕事を切り出す、という考え方

「AIに仕事を任せる」というと大げさに聞こえますが、実際は業務全体ではなく一部の工程を切り出す作業です。

業務は分解できる

見積作成という一つの業務も、拾い出し・転記・チェック・体裁調整といった工程に分解できます。このうちどこをAIに任せられるかを考えることが出発点です。

工程ごとに分けて眺めると、これまで一つの塊として捉えていた業務の中に、明確に切り出せる部分と、そうでない部分があることに気づきます。

分解すると任せどころが見える

業務を分解しないまま「見積作成を手伝って」とAIに丸ごと任せようとすると、うまくいきません。工程ごとに分けて考えることで、AIが得意な部分とそうでない部分が明確になります。

切り出しが上手な人ほど時間を作れる

工程を分解する視点があると、AIに限らず外注や自動化ツールにも応用できます。この視点は、AI活用にとどまらない汎用的なスキルとも言えます。研修では、この「切り出す力」を身につけていただきます。

分解する練習を繰り返す

工程の分解は、最初は難しく感じても、繰り返すうちにコツがつかめてきます。ひとつの業務を分解できるようになると、他の業務でも同じように分解して考えられるようになっていきます。

研修では、複数の業務を題材に分解の練習を重ね、この視点そのものを身につけていただきます。

切り出した工程の見直しも忘れずに

一度切り出した工程も、業務のやり方が変われば見直しが必要になることがあります。定期的に「この切り出し方はまだ最適か」を確認する習慣を持っておくと、常に効率的な状態を保てます。

研修では、切り出し方を定期的に見直す視点もあわせてお伝えしています。

切り出しの単位を揃える

工程を分解する際、人によって切り分け方が異なると、後で共有する際に混乱を招きます。切り出す単位をある程度統一しておくことで、チームで同じ言葉で業務を語れるようになります。

研修では、切り出しの単位を揃えるための簡単なフレームワークも紹介します。

切り出した後の再結合も意識する

工程を分解したままにせず、最終的にどう組み合わさって一つの業務になるかを意識しておくことも重要です。部分最適に陥らず、全体としての流れを見失わないようにする視点が欠かせません。

研修では、分解と再結合の両方の視点を大切にした進め方をしています。

切り出しの精度が上がる瞬間

最初はざっくりとした切り出ししかできなくても、繰り返すうちに「ここまで細かく分けるとちょうどいい」という感覚がつかめてきます。この感覚は、言葉で教わるよりも実践の中でこそ身につくものです。

研修では、実際に複数回にわたって切り出しを練習し、この感覚を養っていただきます。

切り出しがもたらす業務改善の副産物

工程を切り出す過程で、実はその工程自体が不要だったと気づくこともあります。AI活用を考えるつもりが、業務そのものの見直しにつながるという副産物も珍しくありません。

研修では、こうした副産物にも注目しながら進めています。

切り出す力が外注判断の精度も上げる

工程を分解する視点は、AI活用だけでなく、どの業務を外注すべきかという判断にも役立ちます。切り出す力は、経営資源の最適配分を考える上での基礎的なスキルになっています。

切り出す力が経営資源配分の判断力も育てる

業務を工程ごとに切り出して考える力は、人・モノ・時間といった経営資源をどこに配分すべきかという、より大きな経営判断にも通じる基礎的な思考力になります。この力は一朝一夕には身につかず、日々の実践の中で磨かれていきます。